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27 août 2012 1 27 /08 /août /2012 18:16

Voici 20 questions susceptibles d’être posées aux gestionnaires en entrevue, de l’inspiration garantie pour les chercheurs d’emploi ou les recruteurs parmi vous…

Questions pour un gestionnaire

Questions pour un gestionnaire

 

 

  1. Comment définiriez-vous votre style de leadership? Donnez des exemples.
  2. Quel est le plus gros obstacle que vous ayez eu à surmonter à titre de gestionnaire?
  3. Parlez-moi d’une personnalité difficile que vous ayez eu à gérer et comment vous vous y êtes pris.
  4. Quel est, selon vous, l’enjeu le plus important en gestion de projet/d’équipe/de temps/etc.? Pourquoi?
  5. Décrivez une situation où vous avez initié quelque chose de nouveau au sein d’une direction. Comment cela fut-il profitable?
  6. Qu’est-ce qu’un ancien subordonné dirait à propos de vos méthodes de travail?
  7. À quoi mesurez-vous votre propre réussite en tant que gestionnaire?
  8. Quelle attitude adoptez-vous généralement lors de gestion de crises Élaborez sur quelques actions et leurs résultats.
  9. Avez-vous déjà eu à procéder à des fins d’emploi? Quelle fut votre stratégie?
  10. Décrivez une situation durant laquelle vous avez dû lutter pour faire adopter vos principes/votre vision?
  11. Comment gardez-vous votre équipe mobilisée? Donnez- des exemples.
  12. Comment votre travail est-il déjà venu propulser les revenus d’une organisation?
  13. Quelles habitudes avez-vous prises à l’égard de votre clientèle récemment?
  14. Dans quel contexte votre sens de l’éthique a-t’il dû affronter une grande vulnérabilité? Comment y avez-vous fait face?
  15. Comment arrivez-vous à assurer de la crédibilité auprès de vos collaborrateurs?
  16. Pourriez-vous me parler d’un échec de gestion que vous ayez vécu? Quel apprentissage en avez-vous retiré pour la suite de votre carrière?
  17. Avez-vous déjà eu à affronter la critique d’un collègue/patron/client/employé? Comment avez-vous réagi?
  18. Y a-t’il un différent que vous ayez déjà eu à adresser à quelqu’un? Quelle a été votre approche?
  19. Comment parvenez-vous à gérer efficacement une réunion? Quels sont vos trucs?
  20. Par quelles étapes passez-vous lors de l’implantation d’une politique/d’une procédure?

 

Ëtes-vous prêts à affronter la bête?

Postes de gestion = questions difficiles

Pratique, pratique, pratique…et à deux si possible!…

 

@OeilDuRecruteur

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24 juillet 2012 2 24 /07 /juillet /2012 06:42


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Le PDG de l'entreprise NOVIUS aménage une salle de sieste ouverte à tous les salariés…A commencer par lui-même ! 

                  

Adepte de la sieste, ce PDG s'assume et donne l'exemple et plus aucun salarié ne pourra être taxé de fainéant parce-que ce dernier est prêt à s'autoriser une sieste éclair ! Institutionnalisée en Chine mais encore taboue en Occident, la sieste au travail commence à faire quelques adeptes dans les entreprises françaises.

Au diable la culpabilité, le tabou, les complexes, plus besoin de se cacher dans les toilettes, la voiture ou tout autre lieu loin des regards par :

- manque de lieu inadapté, faisabilité dans l'entreprise
- absence de culture de siesteria ou sieste éclair inexistante dans l'entreprise
- faute d’adhésion franche sur le sujet par l'ensemble des parties prenantes ou intéressées

On l'a tous rêvé, cette sieste de courte durée à cause du coup de barre digestif après la pause déjeuner au bureau, la tête posée sur les avant-bras devant l'ordinateur ou encore lors d'une formation, d'un séminaire/congrès intensif après un repas d'affaire bien garni. Alors on tente de sauver les meubles avec un ou plusieurs petit(s) café(s) dont les effets sont éphémères et dangereux en cas de consommation quotidienne excessive.
Et pourtant instaurer dans l'entreprise une sieste de courte durée en période productive ou non productive, est une piste de solution nouvelle, innovante et peu onéreuse pour :

L'organisation
- lutter contre les risques psychosociaux
- améliorer l'ambiance au travail
- préserver le capital humain
- fidéliser les salariés
- réduire l'absentéisme
- prévenir des accidents de travail
-...

L'individu
- améliorer le bien-être
- oxygéner le cerveau, stimuler la mémoire
- augmenter la concentration, la vigilance
- nourrir son humeur
- retrouver ses forces et être plus efficace
- diminuer le stress, les somnolences/troubles du sommeil, la fatigue au travail
- optimiser sa productivité
- renforcer le sommeil réparateur et l'état de santé général, la sieste peut sauver la vie
- ...

Rester concentré de manière intensive plus de deux heures d’affilée relève d'une performance exceptionnelle pour un être humain. Les pauses, la relaxation et les étirements sont indispensables. Evacuer la pression grâce à un espace de détente, permet de se vider la tête et de fournir, ensuite, un travail plus qualitatif. La productivité est alors meilleure. Une pause de 15-20 minutes en milieu d’après midi redonne l’énergie nécessaire pour terminer efficacement la journée.

Cependant, dans une société qui valorise l'hyperactivité, le sommeil est considéré comme une perte de temps. Les journées sont de plus en plus longues, on rogne sur le temps de sommeil et s'autoriser une petite plage de repos relève de l'exploit. Bien que le code du travail ne l'interdit pas, la sieste de courte durée reste encore peu socialement acceptable entre collègues, auprès de la direction, du management et des clients.

Dans un monde où la culture de la performance économique rythme les orientations des pratiques managériales et des politiques RH, autoriser tous les collaborateurs et dirigeant(es) à prendre le temps de perdre du temps pour gagner du temps, la sieste de courte durée pourrait-elle devenir un des outils du management/gestion des performances humaines de demain ?

Employeurs, DRH, Managers, Salariés, Médecin du travail, Délégué(e) du personnel, CHSCT, Comité d’entreprise, êtes-vous prêt(es) à vous réveiller et faire la sieste ?

Et vous, si vous aviez la possibilité de faire la sieste dans votre entreprise, cela vous plairait-il ? Qu'est-ce qui vous empêcherait de le faire?

Morphée, s´il était conseiller en management, préconiserait sûrement le recours à la sieste pour optimiser les ressources humaines. Alors bravo à tout(es) les dirigeant(es) d'entreprise qui ont intégré la philosophie de Morphée depuis très longtemps dans leur culture

d'entreprise.

 

 

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16 juillet 2012 1 16 /07 /juillet /2012 15:32

 Une étude américaine du Dr De Woot menée sur des cadres de hauts rangs a révélé qu’en moyenne, un cadre est interrompu toutes les 8 minutes, et l’interruption dure 3 minutes.

Cela peut être dû à un visiteur inattendu, un appel téléphonique, un email ou à quelque chose qui pose problème…

 
interruptions

 

En ajoutant qu’il faut quelques minutes pour retrouver sa concentration et se replonger dans son travail, on commence à percevoir la situation réelle : sur une période de 13 minutes, l’employé passe 5 minutes sur une activité inattendue et souvent non rentable, ce qui représente 40% de son temps.

 

On comprend mieux pourquoi certaines personnes avancent si vite, pendant que d’autres subissent ces aléas.

 

Simplement en gérant son temps et en limitant les interruptions, on peut économiser jusqu’à 40% de notre productivité.

 

C’est énorme !

Sur une base de 40 heures par semaine, cela donne 752 heures par an, ou encore 94 joursde travail !

 

Bon, vous n’êtes pas forcément cadre, ou sujet à autant d’interruptions.

Mais dites-vous qu’en appliquant juste quelques principes de gestion du temps, vous pouvez presque jusqu’à doubler votre efficacité.

 

Bien sûr, Il y a des interruptions qui sont justifiées et même profitables.

Le but n’est pas de les éliminer complètement, mais de les réduire, de les garder sous contrôle, et faire en sorte de profiter de plus d’heures de réflexions, de travail productif,
créatif…

3 moyens de limiter les interruptions

Les interruptions font tellement partie de notre routine quotidienne que souvent nous ne remarquons même pas que nous sommes interrompus des dizaines de fois.

1. Tenir un journal d’interruptions

Puisque vous ne pouvez pas éliminer toutes les interruptions au cours de la journée, il devient nécessaire d’identifier celles qui sont tolérées et celles qui sont à éliminer.

Prenez une journée normale de travail, et notez l’heure, la durée et l’objet de chaque interruption. Notez s’il s’agit d’un appel, d’une visite, d’un email ou d’autre chose.

Ensuite, pour simplifier, faites 2 catégories :

  1. Utile
  2. Inutile

Avec votre journal à portée de main, établissez la liste suivante :

  • Les interruptions les plus fréquentes (externe ou propre à vous-même)
  • Parmi elles, celles qui vous font perdre le plus de temps

Faites une distinction entre :

  • Les interruptions extérieures : visites imprévues, appels téléphoniques, secrétaire, collègues, etc.
  • Les « auto interruptions » : les distractions, une tâche soudainement abandonnée, rêvasser, passer un coup de fil au milieu d’un travail important, pauses cafés à rallonge…

2. Ne pas prendre n’importe qui sans rendez-vous

Peut être aurez-vous besoin d’y aller délicatement avec vos collègues, mais :

  1. Habituez-les peu à peu à prendre rendez-vous, par mail ou autre, lorsqu’ils veulent vous voir. Soyez ferme mais poli. Faites leur comprendre que vous avez un emploi du temps chargé, et que vous n’êtes tout simplement pas disponible à la demande.
  2. Si l’interruption est inévitable, réduisez la au maximum en expliquant à votre collègue que vous disposez seulement de 5 minutes à lui consacrer parce que vous êtes en train de travailler sur un rapport important.
  3. Une bonne façon de faire comprendre à quelqu’un que son temps est écoulé consiste tout simplement à se lever et à sourire. Un peu expéditif, mais ça vaut le coup d’essayer !
  4. Si un collègue arrive et vous dit qu’il a absolument besoin de vous voir tout de suite dans votre bureau, allez plutôt dans son bureau car il est plus facile de quitter le bureau de quelqu’un que de le faire sortir du vôtre.

3. Apprendre à dire non

Bien évidemment, on devrait être positif aussi souvent que possible. Mais cela ne veut pas dire que qu’on ne peut pas dire non.

Si :

  • Vous avez peur de décevoir quelqu’un qui a vraiment besoin d’aide,
  • Vous êtes inquiet au sujet du ressentiment qu’une personne peut avoir à votre égard si vous ne l’écoutez pas,
  • Vous pensez que votre refus résultera en un refus de sa part quand vous aurez besoin d’aide ou de conseil,

Dites vous que cela découle d’un manque de confiance en soi.

Apprenez à dire non !

Cela peut être vraiment difficile au début, mais il existe de nombreuses façons de dire non :

« Je suis désolé, je ne suis pas disponible pour le moment… »

« Je ne peux pas vous parler plus longtemps… »

«Pouvez-vous repasser à mon bureau en fin de journée ?»

Apprenez à utiliser ces refus polis plus souvent.

Ne donnez pas une réponse immédiatement lorsque vous êtes interrompu et demandé par quelqu’un. Dites que vous avez besoin de quelques minutes ou plus pour y réfléchir.

Puis rappelez le ou envoyez un mail.

N’oubliez pas qu’une gestion du temps efficace demande de faire des choix en continu. Dire non, c’est aussi faire un choix.

En résumé :

  1. En général, seul 20% des interruptions sont réellement importantes et urgentes.
  2. Identifiez et éliminez vos « auto interruptions ».
  3. Combattez efficacement les interruptions peu utiles venant des clients, des fournisseurs, de visiteurs inattendus, de coups de fil, des emails, etc.
  4. Il est essentiel de se détendre, mais limitez le temps passé à discuter avec vos collègues ou à surfer sur internet.
  5. Donnez vous une heure de solitude chaque semaine afin de mieux organiser et planifier votre travail, et compléter tous vos projets en herbe et affaires pressantes.

Cet article est inspiré du livre “The complete time management system” de Christian Godefroy et John Clark.

Blog Temps Action
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10 juillet 2012 2 10 /07 /juillet /2012 18:53


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Mal être, épuisement professionnel, stress, violences envers les autres (et soi-même), conflits… Derrière ces symptômes ou pathologies se cache une histoire individuelle et collective dans le milieu de travail.

En tant que psychologue du travail, je suis bien sûr confrontée à ces récits d’histoires de vie au travail. Les personnes qui viennent me voir sont souvent déjà en « fin de course », ayant dépassé le « point de non retour »… (en arrêt longue durée, en dépression depuis plusieurs mois, en processus d’inaptitude…). Les issues possibles dans ce type de situations sont alors très réduites et la reconstruction personnelle longue.

Ces personnes en souffrance à cause de leur travail, ont vécu des événements professionnels difficiles auxquels s’ajoute une situation d’isolement. L’isolement professionnel et relationnel (mise au « placard », retrait des principales missions, disparition des pauses avec les collègues, des espaces de discussion…) est un facteur essentiel dans la descente vers une situation d’impasse menant parfois à une décompensation violente (ce que couramment on appelle le « pétage de plomb ») en milieu professionnel.

Le travail est bien une activité sociale. Notre production ou service s’adresse à l’autre en tant que client, collègue, confrère, patient, compagnon… On comprend aisément que la relation aux collègues, la possibilité de s’exprimer à propos de son mal être avec les autres salariés est un facteur crucial dans la faculté des individus à supporter ou non la situation de travail. Le soutien social au travail est un élément indissociable du bien être au travail.

En témoigne, cette étude récente de BVA pour son Observatoire du Travail 1 qui place les collègues de travail au premier rang des ressources dans la résolution des problèmes au travail. Cette étude va même plus loin dans la démonstration puisque les relations avec les collègues de travail constituent le premier critère de satisfaction au travail devant le contenu même du travail. La vie professionnelle est donc un espace social, d’échange, de construction de soi et de reconnaissance, essentiel pour chacun de nous.

Les discussions autour de la machine à café, les réunions d’expression des salariés, la porte ouverte d’un bureau, les discussions informelles autour d’une difficulté sont autant de possibilités données à chacun de s’exprimer sur le champ du travail et de ses à côtés. « Craquer » au travail n’est pas résultante d’un facteur ou événement unique, c’est une situation globale, une histoire souvent longue émaillée d’événements qui renforcent le sentiment d’impuissance et d’enfermement de l’individu.

La santé au travail est donc l’affaire de tous médecins, dirigeants, managers et salariés. La prévention des risques psychosociaux n’est pas seulement une obligation légale, elle est dans notre quotidien de travail une philosophie de la vigilance et de l’ouverture à la souffrance de l’autre autant qu’à notre propre souffrance.

Posté par Carole Micorek

Psychologue du Travail et consultante. Spécialisée dans le "Développement de la personne au travail."

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5 juillet 2012 4 05 /07 /juillet /2012 18:17

 

Simon Sinek propose un modèle simple et puissant pour le leadership inspirant. Tout commence avec un cercle d'or et la question "Pourquoi ?". Ses exemples comprennent Apple, Martin Luther King, les frères Wright -- et à l'opposé, Tivo, qui avant une récente victoire judiciaire qui a triplé sa valeur boursière semblait être un échec.

In 2009, Simon Sinek released the book "Start With Why" -- a synopsis of the theory he has begun using to teach others how to become effective leaders and inspire change. Full bio »

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2 juillet 2012 1 02 /07 /juillet /2012 18:28


 

Le bien-être des salariés est au cœur de la performance de l’entreprise et de sa capacité à stimuler l’innovation en interne. Ce bien-être passe avant tout parl’environnement de travail, son organisation et son aménagement. Ces caractéristiques reflétant le style de management institué dans l’entreprise.

 

Ces dernières années, on a beaucoup parlé des open spaces, souvent en les critiquant. Promiscuité, contrôle, bruit, odeurs, stress, ces espaces étaient sources de souffrance pour de nombreux salariés.

 

Mais revenons sur l’historique et l’évolution de l’aménagement des espaces de travail.Faut-il regretter le passé ? Quelles leçons faut-il en tirer ? Quelles innovations pour l’organisation de l’espace ?

L’open space est un espace de travail ouvert, que l’on trouve dans les organisations de services, ou dans les pôles administratifs des entreprises. Il est lié à une certaine modernité, puisqu’il est apparu relativement récemment, et a évolué concomitamment avec les besoins liés à l’organisation et à la nature du travail.

 

Histoire des open spaces : des pools dactylo au desk sharing

 

Au début du 20e siècle, les fonctions administratives ont été progressivement séparées des lieux de production, et délocalisées au centre des villes, dans de grands immeubles, ou d’anciens hôtels particuliers. Les dactylos, comptables et employés de courrier ont été réunis au sein des mêmes espaces, dans une logique d’organisation taylorienne du travail : leur travail était conçu comme celui d’un ouvrier dont on devait optimiser le rendement, avec des managers surveillant toute la « chaîne de production ». La logique de contrôle était clairement au centre des préoccupations de la direction à l’époque, qui souhaitait organiser l’espace pour une meilleure productivité en contrôlant les déplacements, les horaires de travail et les relations entre les salariés.

 

En 1935, Hibbard Johnson, le président de Johnson Wax à l’époque, voyant sa société prospérer, décide que la compagnie doit se doter d’un nouveau siège qui améliorera la vie quotidienne de ses employés de bureau, augmentera leur productivité et donnera une image de modernité de sa société. Il est l’un des inventeurs de l’open space moderne,

et d’une nouvelle approche managériale de l’organisation de l’espace.

 

 

A partir des années 60, avec la tertiarisation massive des activités de bureau, une autre logique va émerger. Il s’agit de faire passer l’information plus rapidement entre les différents services, et de faciliter les déplacements des individus, considérés comme indispensables au bon fonctionnement de l’organisation. La transversalité des espaces de travail remplace donc leur fonctionnalité. Les bureaux se décloisonnent, afin de faciliter la communication. Ils sont de plus en plus flexibles et interchangeables, pour s’adapter à tout type de situation.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le principe de ces nouveaux aménagements des lieux de travail est basé sur l’idée de communication, qui associe ouverture de l’espace et productivité. Les managers et chefs d’équipe ne sont plus forcément isolés dans des bureaux à part, mais peuvent aussi désormais être installés parmi leurs collaborateurs : les signes de distinction hiérarchique s’atténuent peu à peu.

 

Aujourd’hui, les tâches qui sont effectuées dans ces espaces de bureaux ouverts ont évolué : il peut s’agir de centres d’appels, de sièges administratifs des grandes entreprises, de cabinets de conseil ou encore de start-up et d’entreprises telles que Google ou Apple.

 

Le but est aujourd’hui d’offrir aux collaborateurs des espaces de travail pratiques, facilitant l’échange d’informations et la communication, propices à l’innovation,et pour les grands cabinets de conseil, d’offrir des espaces de travail adaptés à des collaborateurs nomades, souvent absents du bureau. Avec le développement du télétravail au cours de ces dernières années, le siège de l’entreprise se vit de plus en plus comme le lieu où les collaborateurs peuvent se rencontrer, échanger, et travailler ensemble de manière efficace. Multiplication des salles de réunions, bureaux interchangeables, alcôves pour discuter, lieux conviviaux, voici la nouvelle ère de l’aménagement des espaces de travail.

 

 

 

Article publié sur le blog HR Innovation

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28 juin 2012 4 28 /06 /juin /2012 12:51

 

L’infobésité vous connaissez ?! Non ?
La bonne question serait en fait, l’infobésité, est-ce que vous en souffrez ? D’après la dernière étude réalisée par la société MindJet, sûrement !

L’infobésité désigne le surplus d’informations que nous recevons chaque jour et qui finalement a un impact négatif sur notre travail et sur la productivité globale des entreprises. Résultat des nouvelles technologies et de l’information 2.0, la surcharge d’informations est aujourd’hui devenue un réel problème, aussi bien pour les employés que pour les entreprises. L’étude menée par Mindjet en mai 2012 sur un échantillon de 1000 personnes travaillant en France, révèle que nous sommes littéralementsubmergés par l’information. Grâce à cette nouvelle étude, Mindjet nous a permis de nous poser deux questions : l’accès à l’information tel qu’il est orchestré aujourd’hui est-il positif ou négatif pour les entreprises et ses ressources humaines ? Trop d’informations ne tuent-elles pas l’information pertinente ?!

Petit bilan d’une étude qui révèle de gros problèmes :

Commençons par les e-mails qui représentent la première source d’information en entreprise (selon 61% des interrogés). Parmi les 28 mails moyens que nous recevons par jour, un quart n’est tout simplement pas lu. 68% des personnes reçoivent jusqu’à 100 mails par jour. Quant aux pièces jointes présentent dans 50% des mails, l’étude révèle que seulement 28.5% des personnes les lisent en entier. Et un quart des employés d’une entreprise perdent du temps à consulter des informations qui ne sont pas utiles pour leur activité.

Parallèlement et paradoxalement alors que nous sommes submergés par l’information, un salarié passe en moyenne 25 minutes par jour à rechercher des informations dont il n’a pas directement accès. Ce qui représente sur un an 95 heures de travail par salarié soit un coût annuel pour l’entreprise de 1855€ par employé.

Les conséquences pour l’entreprise sont lourdes. Perte de temps, perte d’argent, perte de productivité, font de la surcharge d’informations un obstacle majeure à l’efficience des ressources humaines en entreprise. Les travailleurs sont en effet les premiers à pâtir de cette surconsommation d’information : 45% des travailleurs considèrent la surcharge d’informations comme un réel problème ; 14% des travailleurs français interrogés travaillent davantage à cause du surplus d’information ; 8% des personnes interrogées dans cette étude avouent qu’elles apprécient moins leur travail et 13% ont conscience du problème mais disent ne pas réussir à le gérer.

 

Quand trop d’info désinforme !

Être et rester informé tel est l’enjeu des entreprises. L’information et son accès sont des éléments primordiaux pour pouvoir agir, réagir et prendre des décisions décisives. Pendant longtemps et jusqu’à l’arrivée des nouvelles technologies et de l’information dites « 2.0 » le défi pour les entreprises était de savoir où et comment avoir accès à l’information. La problématique était alors du côté de lacarence d’informations. Sans avoir su trouver un juste milieu entre accès et besoin d’informations, le problème aujourd’hui c’est littéralement inversé : nous sommes en surcharge d’information.

Les média, les e-mails, les réseaux sociaux, mon smartphone, ma tablette, ma télé, etcetera ! L’information est partout, tout le temps, impossible d’y échapper.  Alors qu’autrefois on cherchait à tout prix où était l’information, on cherche aujourd’hui comment  la filtrer ou plutôt comment gérer cette information omniprésente. Le nouvel enjeu majeur des organisations et entreprises est la gestion et le tri des données, car le vrai problème est que quantité ne rime pas toujours avec qualité et plus d’informations ne signifie pas meilleure information et plus grande compréhension. Plus que d’avoir accès aux données, il s’agit de savoir les exploiter, de savoir lesquelles sont utiles et pour qui.

Nous sommes arrivés à un paradoxe : alors que la disponibilité de l’information est devenue incroyablement vaste,   les personnes et les entreprises ne sont pas mieux informées.

L’information est un facteur clé d’action et une condition sine qua non de la prise de décision, pourtant face à cette « avalanche d’informations » comme l’appelle Ron Ashkenas, (lire son article Managing the Information Avalanche)  les organisations se trouvent désormais engourdies, et le surplus d’informations les empêche d’agir et d’agir à temps. Or à une époque où la capacité de changement et de réactivité est devenue une disposition essentielle à la survie d’une entreprise, être capable de pouvoir gérer ce flux est capital.

Les entreprises sont donc aujourd’hui face à un nouveau défi, celui d’être en mesure de changer leur stratégie de gestion d‘informations en adoptant et en fournissant des outils et des méthodologies facilitant le traitement de l’information. S’organiser et adapter son fonctionnement afin de pouvoir filtrer et trier l’information, la distribuer au bon moment et à la bonne personne. Car tout l’important est là, donner du sens à l’information en la plaçant dans le bon contexte et entre de « bonnes mains ».

Le Mind Mapping et les plateformes collaboratives font parties de ces outils qui favorisent une gestion de l’information fluide (voir notre article sur la gestion de l’information avec le Mind Mapping), et une communication interne efficiente. Avant de se noyer, réagissons et adoptons les outils qui nous offrent la possibilité de gagner du temps et d’être plus efficace, plus productif et surtout plus flexible.

Vous aussi calculez-votre degré infobésité grâce au test de Mindjet 

 Charline LEMEE pour le Blog Signos

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28 juin 2012 4 28 /06 /juin /2012 12:49

Rassurante, la to-do list est un outil efficace de gestion du temps et du stress. A condition de savoir bien l'utiliser. Et de ne pas la confondre avec l'agenda qui reste un instrument de pilotage à l'horizon de la semaine ou du mois. Le mode d'emploi de Jocelyn de Just et de Philippe Bazin, associés du cabinet Krauthammer.

Préférez un support mobile, afin de pouvoir garder votre " do-to list " sur vous. Et sauvegardez vos e-listes enregistrées sur votre smartphone pour ne pas les perdre. Les applications " Todo genius " ou Toodledo, par exemple, le permettent.
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" Qui ne s'est jamais réveillé la nuit, affolé, " Surtout ne pas oublier de faire réviser la voiture ! Ni d'appeler le DRH... ! " Elles sont légions ces pensées qui nous trottent ainsi dans la tête en permanence. De 200 à 250, avec des " il faut, je dois ". Et elles nous gâchent la vie parce qu'elles ne sont notées nulle part. Pire, elles surgissent lorsqu'on est impuissant à agir, sous la douche, au cinéma, au footing... C'est ce qu'on nomme le " carré flottant ". Une sorte de nuage culpabilisant qui ne nous lâche pas. La to-do list sert à s'en libérer vite, bien, et souvent. Souple, rapide, précise, elle permet d'ajuster ses actions en fonction de son timing.

1. Une liste réservée aux petites choses.

Ne retenez que des mini-tâches. De celles que vous pouvez caser entre deux rendez-vous ou réaliser dans un bus, un taxi, une salle d'attente. L'idée, c'est qu'elles puissent combler vos moments perdus. A l'image de cette fable, mettant en scène un vieux sage qui parvient encore à remplir un bocal pourtant gorgé de galets. Il y a ajouté des graviers, du sable et de l'eau. Moralité : il y a toujours de la place pour de petits éléments à condition de bien s'y prendre. Les galets sont les tâches relevant de votre coeur de métier et gourmandes en temps, entretiens, réunions, dossiers, reporting... A planifier sur votre agenda. Les graviers, le sable et l'eau sont des actions plus flexibles pour la to-do list. Et leur durée sera courte, de 2 à 30 minutes.

2. Une liste qui mixte le pro et le perso.

Personne ne peut se couper en deux. Devoir changer une ampoule grillée dans sa cave ou remplir sa déclaration d'impôts vous stresseront tout autant que d'arriver à parler au big boss. Alors notez les " à faire " privés et professionnels ensemble, quitte à diviser la page en deux : passer au pressing, prendre Jules à l'école, contacter le fournisseur, ranger son bureau, etc.

3. Une liste sans objectif.

Cela vous changera. La to-do list doit rester factuelle, et non pas viser un objectif. Gardez-vous d'inscrire : gagner 500 euros aujourd'hui, obtenir un bravo de mon chef, régler le problème avec Z. Tout ceci relève de l'" achieve list ", et mobilise autrement l'énergie.

4. Une liste à établir chaque jour.

C'est une discipline à acquérir. Concoctez votre pensum le matin en arrivant ou le soir avant de partir. Préférez un support mobile, afin de pouvoir garder votre " do-to " sur vous, une fiche bristol, un calepin avec post-it amovibles, ou un smartphone. Ensuite, notez au fur et à mesure tout ce qui vous vient, sans vous soucier de l'important ou de l'urgent. Une astuce : si vous avez des interlocuteurs récurrents - assistant(e), collègue, partenaire -, affectez-leur une mini " to-do " dans un dossier spécial. Cela vous évitera de les appeler dix fois dans la journée.

5. Une liste à minuter.

Plus vous qualifiez les tâches à faire, plus vous les ferez. Alors, en face de chacune d'elles, notez le temps que vous lui allouez : prendre le pain, 5 minutes, coup de fil au prospect, 8 minutes, classement de papiers 20 minutes, etc. N'hésitez pas à fractionner (pas trop) une tâche estimée trop longue. Vous l'avancerez au moindre temps mort. Gare à ne pas prévoir une " to-do " qui dure au total 4 à 5 heures, elle serait irréalisable.

6. Une liste à réaliser.

Ensuite, il s'agit de passer à l'action. Par où commencer ? Vous avez deux options. 1/Suivre l'ordre aléatoire du départ. 2/ Exécuter d'abord les tâches les plus rapides. En une heure, vous aurez dépoté la moitié de votre programme. Gratifiant ! A éviter : se lancer dans le plus lourd, au risque de vous y noyer ou privilégier ce qui fait plaisir au risque de délaisser le reste.

7. Une liste à actualiser.

Un conseil, sauvegardez vos e-listes enregistrées sur votre smartphone. Sinon, vous les perdrez, si on vous dérobe ce joujou high-tech. L'application " Todo genius " ou Toodledo, par exemple le permettent. Par ailleurs, tenez votre mémo à jour. Rayez au fur et à mesure les tâches déjà accomplies. C'est un vrai délice. Et ce qui n'est pas fait ? Reportez-le sur la to-do du lendemain ou inscrivez-les sur l'agenda.
Par Marie-Madeleine Sève pour LEntreprise.com    l'entreprise logo
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25 juin 2012 1 25 /06 /juin /2012 13:18

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89 % des salariés français travaillent dans l'urgence, et tous se plaignent de l'impact sur leur vie privée.
 
Des agendas trop remplis, plus de stress et toujours moins de temps: ainsi apparaissent les journées des travailleurs français, selon une étude nationale récemment menée par l'éditeur Web Sciforma et la société Zebaz.com auprès de 8260 salariés. Dirigeants, responsables mais aussi chefs de projets et assistants ont été sondés.
Tous les échelons de la hiérarchie se déclarent confrontés à cette pression quotidienne. Ainsi, 89 % des personnes interrogées déclarent travailler dans l'urgence tout en reconnaissant (à 78 %) qu'elles font des efforts de gestion de leur temps, établissant notamment des «to do lists» (listes de tâches à réaliser). Cependant l'étude révèle que la plupart réalisent en priorité les tâches «pressantes» avant les tâches importantes: résultat paradoxal, les tâches les plus importantes ne sont traitées qu'une fois qu'elles se sont avérées «urgentes».

Une difficile gestion du temps

Autre mécanisme source d'inconfort: 57 % des témoins déclarent dépasser les 35 heures de travail hebdomadaires pour traiter les tâches urgentes en retard! Pour 95 % des personnes interrogées, cela a évidemment un impact sur leur vie privée. Pour la psychiatre Christine Mirabel-Sarron, auteur de Bien gérer son temps (éd. Odile Jacob) et qui reçoit dans ses consultations la plupart de ces travailleurs «au bout du rouleau», le problème majeur de la gestion du temps naît d'une difficulté à évaluer «le budget temps de chaque activité».
«Lorsque les personnes établissent des “to do lists”, elles le font comme une succession de souhaits à accomplir comme par magie, sans tenir compte des contraintes inhérentes et des sous-étapes qui mènent à la réalisation d'un projet, explique la psychiatre. Notamment, les imprévus ne sont pas pris en compte. Des pannes informatiques, un client qui annule son rendez-vous, un service administratif fermé… Ces événements, justement parce qu'on ne les a pas envisagés, ont un impact émotionnel dévastateur. Et ils entraînent colère et dévalorisation de soi.»

Les effets néfastes des «interrupteurs technologiques»

Autres «voleurs de temps», les nouveaux outils technologiques, comme e-mails et téléphones portables, pourtant censés améliorer le confort des travailleurs. 84 % des personnes interrogées pensent qu'ils perturbent leur concentration et, pour 89 %, ils renforcent le sentiment d'urgence. «Mes patients se sentent souvent impuissants face à ces “interrupteurs technologiques”, commente le Dr Mirabel-Sarron. Mais il suffit de ne pas répondre aux e-mails dès qu'on entend le jingle d'arrivée d'un message. Se planifier une tranche de temps précise, par exemple une demi-heure chaque matin, pour lire et répondre aux mails permet de se libérer de cette impression de fatalité.»
Restent bien sûr les «interrupteurs temporaires» liés à l'organisation défaillante et à la gestion uniquement à court terme de la plupart des entreprises. À la question «qu'est-ce qui vous fait perdre le plus de temps au travail?», les Français répondent à 68,6 % «les problèmes techniques», tout en donnant la «palme» de la perte de temps aux réunions. Plus de 3 personnes sur 4 (75 %) affirment en effet que la «réunionite aiguë» les met en retard dans la réalisation de leurs missions, renforçant ainsi leur sentiment d'urgence général.
 
Par Pascale Senk
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25 juin 2012 1 25 /06 /juin /2012 11:26


Vous êtes-vous déjà demandé pour quelles raisons un comportement, une habitude, une croyance était si difficile à changer malgré avoir pris conscience de son côté toxique, inadapté ou carrément bloquant pour vous ou pour les relations que vous entretenez avec votre entourage? Il y a en effet derrière tout cela une (bonne) raison qui se trouve être utile pour vous et uniquement pour vous; Voyons cette semaine la bien nommée intention positive. 

 

Pour poser les jalons de ce billet, le côté “positif” de l’intention n’a rien à voir avec un jugement sur sa valeur. Elle n’est donc pas opposée à une intention “négative”. Il s’agit ici de se placer dans le champ de l’écologie personnelle.

Être et Faire sont dans un bateau

Un des principes fondamentaux dans le rapport à l’autre et à soi est de faire une distinction nette entre l’individu et son comportement. Je reconnais que ce n’est pas évident à première vue, et pour être honnête même à deuxième vue; il m’arrive parfois en effet de faire un effort considérable pour me souvenir de ce présupposé quand j’observe certains comportements. Mais bon, ce n’est pas le sujet.

Pourquoi est-ce important de faire cette distinction?

  • Pour éviter de réduire l’identité de quelqu’un à ses faits et gestes.

Ceux-ci sont observables dans un certain contexte, mais pas forcément dans un autre. L’influence de l’environnement sur l’individu peut faire fluctuer ses comportements de multiples manières. Par exemple, travailler dans une ambiance tendue, bruyante et stressante n’aura pas le même effet sur nos comportements que travailler de façon sereine, dans le confort et le plaisir.

  • Pour alléger le processus de changement lié à ce comportement (si l’envie est là, bien sûr ;-) )

Il est en effet plus facile de se dire “Je décide de modifier ce comportement qui ne me convient pas dans ce contexte précis” que “Je décide de changer tout ce que je suis, partout, tout le temps, avec tout le monde”.

L’évaluation d’un comportement

Si nous nous plaçons dans cette optique d’intention positive, nous pouvons clairement prendre conscience qu’un comportement n’est ni bon ni mauvais en soi. Il serait plutôt de l’ordre d’être adapté ou pas à la situation à laquelle il est relié. Il est malheureusement plus simple et rapide d’un point de vue “morale” de juger de la valeur d’un comportement (c’est bien, c’est mal) plutôt que de se positionner d’un point de vue relationnel pour garder une certaine qualité dans la relation et envisager les comportements sous cet angle “empathique” (c’est adapté, ce n’est pas adapté).

La difficulté vient de l’émergence de l’état émotionnel que déclenche un comportement non adapté dans une situation donnée. Face à ce type de comportement, nous sommes soumis à un ensemble d’émotions et ressentis qui nous font entrer en réaction instantanée. Et sur ce sujet de la réaction, nous avons déjà vu que la prise de recul permet d’ agir de façon consciente plutôt que de réagir de manière impulsive.

Je résume.
Un comportement n’est ni bon ni mauvais en soi, il est en revanche adapté ou pas à une situation X ou Y. Bon, je vous vois venir et je m’étais moi-même posé cette question:

Mais s’il y a une intention positive derrière chaque comportement, comment se fait-il que, parfois, nous persistions à conserver un comportement non adapté?

Comportement qui, visiblement, engendre neuf fois sur dix des conséquences négatives (conflits, sabotages, ruptures, souffrance de l’entourage, procrastination, déclin financier, etc.)

Équilibre et Choix sont dans un bateau (eux aussi :-) )

Deux éléments sont à prendre en compte. L’un nous vient de la théorie des systèmes, chère à l’école de Palo Alto, l’autre vient du courant de la programmation neuro linguistique (PNL pour les intimes).

L’homéostasie

Dans la théorie des systèmes complexes, dont nous autres humains faisons partie, l’une des conditions essentielles à notre fonctionnement et à notre survie au sein de notre environnement est la recherche perpétuelle du maintient de l’équilibre dudit système ou, autrement nommé, homéostasie. Ainsi, pour revenir à notre sujet, si nous avons trouvé un équilibre de fonctionnement avec un comportement non adapté, une habitude toxique ou une croyance limitante, la seule prise de conscience ne suffira pas toujours à nous faire changer. Nous aurons effectivement commencé à ébranler le système que nous formons (avec nous-même ou notre entourage), mais la tendance sera au retour à l’équilibre, donc à reprendre “les bonnes vieilles habitudes”.

La limitation de choix

En PNL, la notion de carte du monde est centrale. Nous l’avions déjà abordé il y a quelques temps dans le billet “la guerre des mondes”. L’un des buts du développement personnel est précisément de pouvoir enrichir sa carte du monde afin de se créer une palette fournie de choix dans nos réponses aux différentes situations du quotidien et ainsi appréhender notre environnement de façon plus sereine et adaptée. Pour revenir au sujet, si nous répétons sans cesse certains comportements non adaptés, c’est peut-être aussi parce que nous n’avons pas encore pris connaissance d’autres options disponibles et qui pourraient satisfaire de la même manière notre fameuse intention positive.

Faire ami-ami avec son intention positive

Changer une habitude ou un comportement est un vœu souvent émis lors des transitions annuelles (nouvel an, rentrée des classes, anniversaires). Il y a beaucoup de prétendants à la réalisation de ce désir… et peu d’élus. Il se pourrait bien que l’intention positive qui tire les ficelles de tout ce petit monde ne soit pas satisfaite et aura tôt fait de reprendre les rennes du quotidien.

Identifier cette intention positive, la reconnaître comme voulant le meilleur pour nous, lui donner d’autres possibilités d’être satisfaite pourra peut-être nous permettre d’aborder un changement dans la douceur et trouver un nouvel équilibre plus satisfaisant pour soi comme pour notre entourage.

Qui sait?

 Christophe PEIFFER
 
Coach professionnel
Ma mission
: Développer l'Homme au sein de son environnement et lui permettre de se réaliser pleinement.

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