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2 octobre 2012 2 02 /10 /octobre /2012 15:42

Une nouvelle réunion doit démarrer à laquelle vous devez assister ! Encore une journée pendant laquelle vous ne ferez rien ! Ces remarques sont courantes au sein des entreprises, mais pourtant, il y a toujours autant de réunions ...

Certes, l'apparition des téléconférences et des vidéoconférences a un peu changer la donne mais les rassemblements continuent à se produire régulièrement.

En 2008, une étude réalisée par l'université de Caroline du Nord, Charlotte (Steven Rogelberg) a constaté que même si 50% des participants se plaignent des réunions, plus de 60% de ces râleurs concèdent qu'en fait cela ne les dérange pas d'y assister !
Encore plus étonnant, c'est le résultat de cette étude qui montre que, pour la majorité, la journée idéale doit contenir au moins une réunion.

 


Alors, comment expliquer cette différence ?

1) Les réunions ont une vocation sociale

En fait, ce n'est pas tant la réunion qui est importante, c'est ce qui se passe avant et après la réunion.

Avant la réunion, vous sortez de votre bureau, croisez des collègues, discutez avec eux (par forcément de la réunion d'ailleurs) puis vous détendez les jambes en vous rendant dans la salle.

Après la réunion, surtout si elle se termine vers midi ou en fin de journée, c'est le moment de discuter de sujets divers avec les participants de la réunion. Vous n'avez jamais remarqué que dès lors que l'organisateur de la réunion indique qu'elle est terminée, alors les participants se mettent à parler entre eux de tout et de rien, comme si toute la pression de la réunion disparaissait instantanément ?

2) Les réunions sont un temps de remplissage

Cet usage de la réunion se retrouve surtout dans les grandes organisations.

En fait, il arrive que vous ne soyez pas franchement débordé certaines journées. Dans ce cas, la présence dans une réunion vous occupe et justifie en quelque sorte votre présence dans l'entreprise.

D'ailleurs, ce sont souvent les plus assidus aux réunions, ceux qui posent le plus de questions, comme s'ils voulaient la faire durer le plus longtemps possible, qui sont doute les moins occupés en temps normal. Ce sont ces personnes qui, lorsqu'on les croise vous disent qu'ils sont "débordés" ...

3) Les réunions ont un rôle d'adoubement

4) Les réunions sont un lieu de communication

Un point important, est que les réunions et les "off" qui les entourent sont un lieu et un moment privilégié pour la direction pour faire passer des messages.

Je me souviens de certaines réunions où des discussions avec certaines personnes de la direction de l'entreprise permettaient d'être informé avant tout le monde de choix stratégiques de l'entreprise ou de décisions importantes.

La direction de l'entreprise peut d'ailleurs utiliser ces réunions pour passer des messages à ses collaborateurs zélés qui se feront un malin plaisir d'appliquer le principe de viralité au sein de la société !



Alors, comment faire ?

Si vous souhaitez utiliser les avantages des réunions en en ôtant les inconvénients, vous devrez favoriser les réunions brèves et sans ordre du jour particulier.
Cela vous permettra de vous montrer à vos collaborateurs, de faire un point sur les affaires en cours, d'échanger sur la stratégie de l'entreprise et de fixer de manière informelle quelques objectifs sous la forme de défis à relever.

Ainsi, vous pourrez en apprendre beaucoup sur le travail de chacun, tout en offrant un moment de communication avec vos collaborateurs, et en gardant suffisamment de temps pour vous consacrer à votre travail !

Extrait du blog : http://coodil.blogspot.fr/



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Published by manegereafrique - dans MANAGEMENT
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